Fonctionnement du Programme du DPP

Le cycle se déroule sur une année entière.  Les principales composantes du Programme du DPP sont les suivantes: inscription des titres, vérification de l'admissibilité des titres, échantillonnage des bibliothèques publiques ainsi que préparation et émission des paiements.

Inscription des titres
La période d’inscription débute au milieu de février et se termine au début de mai, chaque année. Les auteurs remplissent alors des formulaires fournissant au Programme du DPP des renseignements sur leurs nouveaux titres.

Vérification de l’admissibilité des titres
Les formulaires d’inscription sont examinés par le personnel du DPP qui veille à ce qu’aucun renseignement ne manque et à ce que les auteurs et les livres sont admissibles au Programme du DPP.

Échantillonnage
Les paiements du DPP sont établis en fonction de la présence d’un titre admissible dans un ou plusieurs catalogues des bibliothèques publiques sélectionnées par la Commission du DPP à cette fin.

Les catalogues des bibliothèques faisant partie de la sélection sont choisis de façon à inclure d’importantes collections et de représenter les diverses régions du Canada. Nous échantillons sept bibliothèques publiques dans chacun des groupes linguistiques. Tous les livres bilingues ou écrits dans une langue autre que le français et l’anglais sont recherchés dans les 14 catalogues de bibliothèques mais le nombre maximal d’occurrences de ces livres ne peut dépasser le nombre de sept. Le nombre d’exemplaires trouvés dans une bibliothèque n'a aucune incidence sur l'échantillonnage.

Diverses méthodes sont employées par le Programme du DPP pour saisir les données de l’échantillon. Pendant de nombreuses années, la recherche s’est faite manuellement: les bibliothécaires passaient en revue leurs catalogues et comparaient ceux-ci à la liste des titres inscrits. De nos jours, la plus grande partie de la recherche est réalisée par le personnel du DPP par voie informatique. Le procédé consiste à comparer la liste des ISBN des titres inscrits au Programme du DPP aux ISBN présents dans les catalogues des bibliothèques participantes.

Lorsque l'exercice de comparaison est terminé, la base de données du DPP compile le nombre total d’occurrences pour chaque titre. À noter qu'un auteur inscrit ne recevra un paiement du DPP que si les résultats de l'échantillonnage des bibliothèques sélectionnées totalisent un montant minimum de 50 $.

Préparation et émission des paiements
Les éléments de base du calcul des paiements aux auteurs sont les suivants: le nombre de livres inscrits par auteur, le nombre de fois que les livres ont été répertoriés (occurrences) et le budget pour les paiements. D'autres variables peuvent modifier le paiement d'un auteur, notamment:

  • Part des auteurs en pourcentage
  • Paiements maximal et minimal déterminés par le DPP
  • La catégorie de paiement d’un titre donné déterminée par le nombre d’années d’inscription de ce titre au programme.

Toutes ces variables sont prises en compte dans le calcul informatisé des paiements du DPP. En janvier de chaque année, les paiements sont calculés, vérifiés et finalisés, et les chèques et rapports sont imprimés. Les envois aux auteurs ont lieu à la mi-février.

N.B. Tous les montants des chèques du DPP non-encaissés à la fin de l'année civile sont reportés au budget des paiements aux auteurs de l'année suivante.

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